Hier
finden Sie einen Link auf eine Internet-Adresse
Bedienungsanleitung
Formularsoftware,
Formularvorlagen erstellen, Formulare ausfüllen, zahlreiche ausfüllbereite
Formularvorlagen für Exportformulare, Ausfuhranmeldung, EUR1, Ursprungszeugnis,
Warenverkehrsbescheinigung, IMO Gefahrenguterklärung, IATA Erklärung,
Speditionsauftrag, Zollformulare, 0733, 0734,
Intrastat Eingang, Intrastat Versand, 0735, 0747, 0749, 0750, 0761, Carnet ATA, SpeditionsauftragGefahreng
AnyForm Formularsoftware
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>>> Siehe Ziffer 2 in dieser Bedienungsanleitung (Seite 8 ) |
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Diese Bedienungsanleitung steht auf unserer Homepage zum Download bereit:
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Inhaltsverzeichnis
2
Installation von AnyForm
Formularsoftware
2.2
Programm AnyForm
Formularsoftware starten
3
Allgemeine Einstellungen von
AnyForm
Formularsoftware
3.1
Verzeichnis für Formularvorlagen bestimmen
3.2
Anzahl der zuletzt benutzten
Dateien festlegen
3.5
Aufstarten nur in einem Exemplar
4
Erstellen einer Formularvorlage (Template)
4.1
Einlesen des Original-Formulars mit dem Scanner
4.2
Importieren von graphischen Dateien in AnyForm
4.3
Definieren von Formularfeldern
5
Rechnen und Verknüpfen von Feldern
6
Ausfüllen einer Formularvorlage (AnyForm
Form)
6.2
Auswahl der gewünschten Formularvorlage (aft-Datei)
6.4
Beispiel einer ausgefüllten Formularvorlage
6.6
Kontrolle der Eingabe am Bildschirm
6.7
Speichern der erfassten Daten zu einem Formular
7
Ausdrucken der erfassten Daten
7.1
Formularinhalt auf
Originalpapier ausdrucken
7.2
Formularinhalt mit
Hintergrundbild ausdrucken
8
Ausdruck einstellen (Print justieren)
8.1
Ausdruck ist verschoben – „Bild verschieben“
8.2
Ausdruck ist verzerrt –
„Bild vergrössern“ (resp. verkleinern)
8.3
Funktion „Einstellung für
alle Bilder verwenden“
9
Formularvorlagen (Templates) anpassen
9.1
Schriftart und Schriftgrösse wechseln
9.2
Feldeigenschaften (Feldattribute) ändern
9.3
In einem Datumsfeld die Option „Aktuelles Datum“ aktivieren
9.4
Bestimmten Text, z.B. Firmenadresse in einem Textfeld hinterlegen
9.5
Formularvorlage ohne vorgegebene Rechenformel kreieren
9.6
Abändern von Rechenformeln
9.7
Nicht benötigte Felder in der Formularvorlage löschen
9.8
Zusätzliche Felder in die Formularvorlage integrieren
10
Verwendung von ODBC mit AnyForm
10.1
Excel Arbeitsmappe als ODBC Datenquelle vorbereiten
10.2
Access Datenbank-Tabelle als ODBC Datenquelle vorbereiten
10.3
Textdatei als ODBC Datenquelle vorbereiten
11
FAQ - Frequently asked questions (häufigste Fragen)
11.1
Die Programm-CD startet nicht
11.2
Nachdem ich ein Feld ausgefüllt habe, erscheinen nur „#“-Zeichen
11.3
Wie kann ich eine automatische Rechenformel ausschalten?
11.4
Text lässt sich nicht in Formular eingeben
11.5
Ausdruck passt nicht auf Originalformular
11.6
Weitere Hilfe zu AnyForm
Formularsoftware
Mit der folgenden Beschreibung wollen wir Ihnen eine einfache und effiziente Handhabung von AnyForm Formularsoftware aufzeigen.
1.1.
Hinweis-Symbole
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Hier
finden Sie einen Link auf eine Internet-Adresse |
1.2.
FAQ (frequently asked
questions) – Häufig gestellte Fragen
Um
Ihnen den Umgang mit AnyForm Formularsoftware zu erleichtern, haben wir Ihnen die Antworten zu den am häufigsten
gestellten Fragen und Problemstellungen aufgelistet. Falls Ihnen etwas unklar
ist, schauen Sie zuerst unter FAQ nach, ob Sie darin die Antwort auf Ihre
Frage finden. Es handelt sich dabei um die Ziffer
11
dieser
Bedienungsanleitung (Seite 53
.
1.3.
Verzeichnis der
Formularvorlagen (Templates)
Auf
der Homepage www.smartform.com stehen zahlreiche Formularvorlagen aus
verschiedenen Branchen und Ländern zum kostenlosen Download bereit.
www.smartform.com
-> Free Forms
1.4.
AnyForm
Formularsoftware
- Bildschirmansicht
Wird
AnyForm
Formularsoftware gestartet,
erscheint der nachfolgende Bildschirm:
1.5.
Die Menüleiste
Über die Menüleiste werden sämtliche Befehle angesteuert und ausgeführt.
Die Befehle der Menüleiste werden in dieser Bedienungsanleitung
folgendermassen dargestellt:
Ø
Datei – Optionen – Allgemein
1.6.
Die Symbolleiste
Die am meisten verwendeten Befehle der Menüleiste stehen in der
Symbolleiste als Icons zur Verfügung.
1.7.
Die Statuszeile (Fusszeile)
Die Statuszeile erlaubt den Seitenwechsel bei mehrseitigen
Formularvorlagen.
1.8.
Unterschied zwischen aft-
und aff-Dateien
a)
Formularvorlage: aft-Dateien (AnyForm
Template)
(rotes
Icon)
Die
aft-Dateien dienen als Formularvorlagen. In diesen Dateien sind sämtliche
Formularinformationen abgespeichert (Hintergrundbild, Feldart, Schriftart,
Textgrösse, Formeln, usw.).
Die aft-Dateien sind vergleichbar mit einer Word-Vorlage mit der
Datei-Endung „.dot“. In einer aft-Datei können Sie die Formularstruktur,
Feldeigenschaften und hinterlegten Formeln ändern. Eine Texteingabe beim
Ausfüllen eines Formulars ist jedoch nur in einer aff-Datei [vgl.
b) unten] möglich!
b)
Formularinhalts-Datei: aff-Dateien (AnyForm
Form)
(grünes
Icon)
Jede
Formularinhalts-Datei basiert auf einer Formularvorlage. Beim Ausfüllen
eines Formulars am Bildschirm [-> Befehl: Datei – Neu – AnyForm
Form] generiert das Programm automatisch eine aff-Datei. Damit wird
verhindert, dass der Inhalt des soeben ausgefüllten Formulars beim abspeichern
irrtümlich in der Formularvorlage festgehalten wird.
Die aff-Dateien sind vergleichbar mit einem Word-Dokument mit der
Datei-Endung „.doc“. In einer aff-Datei können Sie den gewünschten
Text eingeben. Das Verändern der Formular-struktur, der Feldeigenschaften
und der hinterlegten Formeln ist jedoch nur in einer aft-Datei [vgl.
a) oben] möglich!
|
|
Das
Programm AnyForm Formularsoftware kann
direkt von unserer Homepage www.smartform.com herunter geladen
werden. |
|
|
Es
handelt sich um ein Zip-File. Für das Extrahieren (= unzip) benötigen
Sie das Programm WinZip. (www.winzip.com). Kopieren
Sie mit dem Befehl „Extrahieren“ (= Extract) sämtliche Dateien in ein
temporäres Unterverzeichnis auf Ihrer Festplatte. |
|
|
Mit
einem Doppelklick auf die Installationsdatei „Setup.exe“ wird AnyForm Formularsoftware automatisch installiert. |
|
|
Die
Lizenznummer (Serien-Nr.) für AnyForm
Formularsoftware wird
Ihnen elektronisch (per Mail) übermittelt. Jede
erworbene Lizenz gilt nur für einen Arbeitsplatz. |
Wenn Sie eine Testversion
von AnyForm
Formularsoftware
installiert haben, so geben Sie bitte eine ‚0’ (= Null) anstelle des
18-stelligen Codes ein. So können Sie die Software 30 Tage uneingeschränkt
testen. Der Lizenzcode kann nachträglich mittels Menü Hilfe/Lizenzcode eingeben oder bei Programmstart einer abgelaufenen
Testversion eingetragen werden.
Auf der Homepage www.smartform.com
stehen zahlreiche Formularvorlagen aus verschiedenen Branchen und Ländern zum
kostenlosen Download bereit.
www.smartform.com
-> Free Forms
Starten Sie das Programm AnyForm
Formularsoftware, indem Sie in der
Windows-Fusszeile den nachfolgenden Befehl ausführen.
Ø
Start -
Programme -
AnyForm -
AnyForm
|
|
|
|
Nach dem Start von AnyForm Formularsoftware können Sie
nun damit beginnen, das gewünschte Formular am PC auszufüllen. (Ziff. 6
, ab Seite 22
)
Beim
erstmaligen Start von AnyForm Formularsoftware sind einige allgemeine Einstellungen vorzunehmen.
Ø
Datei – Optionen – Allgemein
Geben Sie das Verzeichnis an, in dem sich Ihre Formularvorlagen befinden.
Damit stellen Sie sicher, dass AnyForm
beim Ausfüllen einer neuen Formularvorlage immer auf den gleichen Datenpfad
(Default) zurückgreifen kann.
Die
Formularvorlagen, welche auch „Templates“ genannt
werden,
erkennen Sie an der Dateierweiterung „aft“
(=
AnyForm Template)
Wenn Sie hier den Wert 9 eingeben, werden die letzten 9
bearbeiteten Dateien in der Übersicht angezeigt. Erlaubt sind Werte zwischen 4
– 9.
Empfehlung: [ 9 ]
Wählen Sie die gewünschte Masseinheit (Inch, Zentimeter, Millimeter).
Hier entscheiden Sie, ob beim Abspeichern eines ausgefüllten Formulars
der Hintergrund (also der Bildinhalt) mitgespeichert werden soll, oder ob nur
der Formularinhalt (Text, Zahlen und Daten) abgespeichert werden soll.
Empfehlung:
nicht ankreuzen
Die Aktivierung dieser Option verhindert das Starten mehrerer Instanzen des Programms AnyForm Zeige Feldinfo
Wenn dieses Feld angekreuzt ist, erscheint beim Ausfüllen eines
Formulars in der Statuszeile (Fusszeile) jeweils ein Hinweis, um welche Art Feld
es sich handelt.
Empfehlung:
ankreuzen
|
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|
|
|
|
Textfelder
können mit einem vorgegebenen Textinhalt definiert werden. Mit der Aktivierung
dieser Option erscheint der vorgegebene Text beim Erstellen einer
Formularvorlage in den entsprechend definierten Textfeldern.
Grundsätzlich können Sie mit AnyForm
eine neue Formularvorlage auf zwei Arten erstellen:
1.
Indem Sie das gewünschte Originalpapierformular einscannen (vgl. Ziff. 4.1
nachfolgend)
2.
Indem Sie eine graphische Datei des Originalformulars in AnyForm
importieren (vgl. Ziff. 4.2
nachfolgend)
Wählen Sie im Dialogfeld "AnyForm Template". Das neue
AnyForm Template
wird als leere Seite erstellt.
Ø
Datei – Neu
Ø
Datei – Seiten einrichten
Es ist wichtig, dass Sie hier die gleiche Seitengrösse z.B. A4 und
die gleiche Einstellung z.B. Hochformat wie in Datei/Drucker einrichten.
Ø
Datei – Dokumentinfo
Nach Bedarf können Sie hier einige
Ø
Seite – Quelle auswählen
Nach dem Erstellen des leeren Templates besteht nun der nächste Schritt
darin, dass Sie das Bild des Original-Formulars mit Ihrem Scanner in das leere AnyForm
Template einlesen. Wählen Sie die Bildquelle, d.h. Ihren Scanner. Meistens ist
nur ein Gerät auf der Liste erwähnt, so dass Sie dieses Gerät wählen müssen.
Falls die Liste leer ist oder eine entsprechende Fehlermeldung erscheint,
bedeutet dies, dass Sie keinen Scanner installiert haben.
Ø
Seite – Einlesen
Lesen
Sie nun das gewünschte
Original-Formular mit Ihrem Scanner ein. Die eingelesene Seite erscheint darauf
in der aktuellen Seite des AnyForm Templates. Beachten Sie vor dem Einlesen folgende Punkte:
1.
Falls Ihr Scanner über eine automatische Seiteneinzugsroutine verfügt,
deaktivieren Sie diese und legen Sie die Seite(n) von Hand ein!
2.
Die von Ihnen gewählte Auflösung und die Farbtiefe bestimmen die
Dateigrösse des AnyForm
Templates massgeblich, verhält sich doch die Dateigrösse jeweils quadratisch
proportional zur gewählten Auflösung. In den meisten Fällen sollte eine Auflösung
von 120 dpi und eine Farbtiefe von 256 Graustufen genügen, um ein gut
lesbares Abbild des Original-Formulars mit einer vernünftigen Dateigrösse von nicht
mehr als 2MB pro Formularseite zu erhalten.
Ø
Seite – Zufügen
Falls
Sie bereits eine Seite Ihres Original-Formulars eingelesen haben, können Sie
mit diesem Befehl weitere Seiten Ihres Original-Formulars einlesen. Auf der
Seitenleiste zeigen jeweils nummerierte Schaltflächen an, wie viele Seiten Ihr
AnyForm
Template beinhaltet.
Ø
Seite – Erste
Ø
Seite – Vorherige
Ø
Seite – Nächste
Ø
Seite – Letzte
Mit diesen Befehlen oder durch Anklicken der nummerierten Schaltflächen
auf der Seitenleiste wählen Sie jeweils die von Ihnen gewünschte Seite im AnyForm
Template.
AnyForm erlaubt Ihnen, folgende graphischen Dateiformate zu importieren:
BMP, GIF, PNG, TGA oder JPEG
Ø Seite – Bild laden
Falls Sie eine mehrseitige Formularvorlage mit weiteren graphischen
Dateien erstellen möchten:
Ø
Seite – Zufügen
und erneut
Ø
Seite – Bild laden
Ø
Feld – Neu
– Feld oder Feld – Neu
– Checkbox
Mit diesem Befehl setzen und definieren Sie so viele Felder oder
Checkboxes im AnyForm
Template, wie Sie zum Ausfüllen des Original-Formulars letztlich benötigen.
-> Neu – Feld oder Neu
– Checkbox anklicken und das Feld oder die Box mit der Maus an die
gewünschte Stelle im AnyForm
Template verschieben und durch Klicken der linken Maustaste definitiv
positionieren.
Definieren Sie die Felder stets in der chronologischen Reihenfolge wie
Sie diese nachher ausfüllen möchten (vgl. Ziff.
9.8
hinten)!
Ø
Feld –
Voreinstellungen - Attribute
Ø
Feld –
Voreinstellungen - Schriftart
Als Voreinstellungen für die zu definierenden Formular-Felder können Sie sowohl die Attribute (Feldeigenschaften) wie die Schriftart im Voraus für das ganze AnyForm Template festlegen.
Feldeigenschaften
Schriftart
Ø
Feld –
Attribute
Ø
Feld –
Schriftart
Unabhängig von den zuvor eingegebenen Voreinstellungen können Sie mit
diesen beiden Befehlen die Attribute (Feldeigenschaften) und die Schriftart für
jedes einzelne Feld separat festlegen.
Ø
Feld –
Beispiel - zeigen
Aktivieren Sie diesen Befehl durch Anklicken (gewählte Schriftart und
Feldeigenschaften wie Text, Zahl, Datum der Formularfelder werden angezeigt). Er
dient Ihnen als Kontrollfunktion, mit welcher Sie sofort erkennen können, ob
die von Ihnen definierten Felder bezüglich Feldeigenschaften und Schriftart den
vom Original-Formular gestellten Anforderungen auch tatsächlich entsprechen.
Ø
Feld –
Mauspositionierung
Mit diesem Befehl kann die Positionierung der Felder mittels Mausbewegung
aktiviert bzw. deaktiviert werden. Das Ausschalten dieser Funktion verhindert
das versehentliche Verschieben eines Feldes bei der Aktivierung eines Feldes.
Ø
Feld –
Reihenfolge
Ø
Bearbeiten -
Kopieren
Klicken Sie das Feld an, das Sie kopieren möchten (erscheint in gelb)
und wählen Sie den Befehl Kopieren. Das Feld wird samt seinen
vorgegebenen bzw. definierten Feldeigenschaften und Schriftart kopiert. Dieser
Befehl ist bei Formularen sehr nützlich, die zahlreiche gleich grosse und
gleich strukturierte Felder aufweisen.
Ø
Bearbeiten -
Einfügen
Mit dem Befehl Einfügen wird das kopierte Feld auf das aktuelle AnyForm
Template eingefügt. Mit der linken Maustaste können Sie das kopierte Feld an
die gewünschte Stelle im AnyForm
Template bewegen und durch nochmaliges Klicken der linken Maustaste definitiv
positionieren. Mittels der vier Cursortasten können Sie das oder die ausgewählten
Felder in die gewünschte Richtung verschieben. Benützen Sie die Cursortasten
um kopierte Felder von bestehenden Feldern weg zu bewegen.
Sie können mehrere Felder gleichzeitig kopieren und wieder einfügen.
Sie können sogar sämtliche Felder einer AnyForm
Template Seite kopieren und in ein anderes AnyForm
Template einfügen:
Klicken Sie dazu das erste- sowie das letzte Feld auf der
betreffenden AnyForm
Template Seite mit der Maus an, wobei Sie gleichzeitig die Shift-Taste gedrückt
halten.
Falls Sie z.B. nur zwei oder drei Felder auf einmal kopieren möchten, klicken
Sie das erste- sowie die anderen Felder mit der Maus an, indem Sie
gleichzeitig die Ctrl-Taste gedrückt halten.
Ordnen - Ausrichten
Mit diesem Befehl richten Sie jeweils die markierten Felder nach dem
Referenzfeld aus. Das zuerst mit der Maus angeklickte Feld dient als
Referenzfeld (gelb markiert).
Ø
Ordnen -
Gitter
Das Aktivieren des Gitterbefehls "Zeige Gitter"
erleichtert Ihnen dank dem gezeigten Gitterraster das genaue Positionieren der
Felder auf dem AnyForm
Template. Wählen Sie einen Ihnen passenden Raster, in jedem Fall > 1dpi
(denn 1 führt bloss zu einer schwarzen Fläche). Wir empfehlen einen Wert
zwischen 4 und 24 dpi. Das Ankreuzen von „Zeige Gitter“ oder „Ausrichten
am Gitter“ erzeugen das Gitter bzw. richten die Felder am Gitter aus.
Ø
Feld –
Beispiel zeigen
Ø
Datei –
Seitenansicht
Mit der Funktion Beispiel zeigen
zusammen mit dem Seitenansichtbefehl können Sie stets erkennen, ob die
von Ihnen definierten Felder genügend gross sind, um die vom Original-Formular
geforderten Dateninhalte aufzunehmen.
Vergessen Sie dabei nicht, zuvor in Datei/Optionen/Drucken die Option
"Bilder mitdrucken“ anzuklicken und mit OK zu bestätigen.
Andernfalls wird das AnyForm
Template ohne Formularabbild angezeigt.
Stellen Sie mit einem Testausdruck sicher, dass die definierten Felder
genügend gross sind, um die vom Original-Formular geforderten Dateninhalte
aufzunehmen. Erst wenn dies zutrifft, haben Sie eine brauchbare Formularvorlage,
die Sie dann gemäss Ziff. 6
mit beliebigen Daten ausfüllen und gemäss Ziff. 7
auf verschiedene Arten ausdrucken können.
Ø
Datei –
Optionen – Drucken
Option "Bilder mitdrucken" weglassen (bzw. entfernen) und mit
OK bestätigen.
Ø
Datei –
Drucken
Mit OK bestätigen und der Test-Formularinhalt wird auf die
originalgetreue Kopie
des Originalformulars ausgedruckt. Bezüglich der Druckerfeinabstimmung (Print
justieren) gehen Sie zu Ziff. 8
hinten.
Sobald Sie die für Ihren PC-Arbeitsplatz passenden Werte für einen präzisen
Ausdruck ermittelt haben, klicken Sie die Option "Diese Einstellung für
alle Bilder benutzen" an. Diese Werte werden folglich abgespeichert und auf
alle von Ihnen mit diesem Template erzeugten Forms automatisch übertragen,
womit Sie sich eine Druckerfeinabstimmung in der Formularinhaltsdatei (AnyForm
Form = aff-Datei) ersparen können.
Ø
Datei –
speichern unter
Speichern Sie die neue AnyForm
Template-Datei unter dem Dateinamen im vorgegebenen Datei-Verzeichnis ab.
Die Datei wird als „Dateiname.aft“ (aft = AnyForm Template)
abgespeichert.
c:\Eigene Dateien\AnyForm\RD1_Muster.aff
Ø
Datei –
Schliessen
Schliesst die AnyForm Template-Datei.
AnyForm bietet die Möglichkeit, die unter Ziff. 4.3 erstellten Felder sowohl numerisch (= zahlenmässig) als auch alphanumerisch (= textmässig) miteinander zu verknüpfen. Somit können Sie die von Ihnen auf dem Template erstellten Felder in von Ihnen definierte Berechnungen einschliessen. Dabei sind die Formeln nicht auf die Felder einer Formularseite beschränkt, sondern lassen alle in einem Template definierten Felder zu. Eine aus Feldern bestehende Formel wird in AnyForm Makro genannt.
Ø
Feld -
Makroeditor
Öffnet das Dialogfenster des Makroeditors, mit dessen Hilfe die Verknüpfungen zwischen den im Template festgelegten Feldern definiert werden können. Die im Folgenden aufgeführten Befehle sind alle im Dialogfenster zugänglich.
> Speichern Speichert die Änderungen des Makros im AnyForm Template und verlässt den Makroeditor-Dialog.
> Import Ersetzt den Inhalt des Makros durch den Inhalt einer Textdatei, die durch den Import-Befehl ausgewählt werden kann.
> Export Exportiert den Inhalt des Makros in eine Textdatei.
> Abbrechen Macht alle im Dialogfenster getätigten Änderungen rückgängig.
> Zahlenblock Der Zahlenblock ermöglicht das Editieren des Makros mit Hilfe der Maus. Die Zeichen können auch mit den entsprechenden Tasten auf der Tastatur eingegeben werden.
> Makro Das Makrofeld ermöglicht das Editieren der Verknüpfungen.
> Feldnamen In diesem Bereich werden alle für das Makro zur Verfügung stehenden AnyForm Felder aufgeführt.
Die
folgende Beschreibung zeigt das Vorgehen, wie Sie ein Formular am PC ausfüllen
können.
Beim
Ausfüllen einer Formularvorlage wählen Sie folgenden Befehl.
Ø
Datei – Neu – AnyForm Form
Es gibt auch einen kürzeren Weg für diesen Befehl:
Symbolleiste
oder
Tastenkombination [Control] + [N]
Wählen Sie die gewünschte Formularvorlage.
In
unserem Beispiel wählen wir das Formular „R-D1“ (Antrag auf Erstattung der
deutschen Abzugsteuern von Kapitalerträgen nach dem deutsch-schweizerischen
Doppelbesteuerungsabkommen), Datei: R-D1.aft
Die gewählte Formularvorlage erscheint als Hintergrundbild und Sie können
damit beginnen, Ihr Formular am PC auszufüllen. Klicken Sie mit der Maus in das
erste auszufüllende Feld und geben Sie den gewünschten Feldinhalt ein.
Die Tabulator-Taste führt Sie ebenfalls auf das erste Feld.
Folgende Eingabefelder stehen zur Verfügung:
§
Text
§
Checkbox (Kontrollkästchen)
§
Datum
§
Zahl
§
Währung
§
Zeit und Formelfelder (vordefiniert; z.B. für Summen).
Hier die wichtigsten Funktions-Tasten:
|
|
|
|
|
|
|
|
§
|
|
|
§
|
Selbstverständlich lassen sich die Felder auch per Mausklick ansteuern.
Die nachfolgende Abbildung zeigt ein am Bildschirm ausgefülltes
Formular.
Alternative:
Sie können den Seitenwechsel ebenfalls mit den [ >]
und [>>]
resp. [< ] und [<<]
vornehmen.
Nachdem Sie alle Felder am PC ausgefüllt haben, empfehlen wir die
optische Prüfung des Inhalts direkt am Bildschirm. Auf diese Weise stellen Sie
bereits vor dem ersten Druck aufs Originalpapier allfällige Eingabefehler oder
nicht ausgefüllte Felder fest.
Sie können Ihre erfassten Daten nun speichern. Geben Sie beim Speichern
jeweils das Verzeichnis an, welches die entsprechende Vorlage enthält. Nur auf
diese Weise ist gewährleistet, dass
AnyForm beim Öffnen
eines Formulars das Hintergrundbild der Vorlage finden kann.
Ø
Datei
– Speichern unter
Datei unter einem neuen Namen speichern
Ø
Datei
– Speichern
Datei unter dem gleichen Namen speichern
c:\Eigene
Dateien\AnyForm\RD1_Muster.aff
Mit
AnyForm Formularsoftware können
Sie auf verschiedene Arten ein Dokument ausdrucken. Die gebräuchlichste Form
ist diejenige, nur den Formularinhalt (d.h. ohne Hintergrundbild; also
ohne Vorlageninhalt) auf das Originalformular auszudrucken.
Damit Sie über ein verwendbares Formular verfügen, ist zum
Ausdruck des endgültigen Schriftstücks immer das Originalformular in
den Drucker einzulegen.
Ø
Datei – Drucken
Wenn Sie den Formularinhalt auf das Originalformular drucken, muss jede
Seite einzeln bedruckt werden. (Ausnahme: Drucker mit Duplex-Einheit mit
Möglichkeit für doppelseitiges Bedrucken.)
a)
Vorderseite drucken
Legen
Sie das Originalformular so in den Drucker, dass zuerst die Vorderseite bedruckt
wird. Erteilen Sie danach den Druckauftrag für die 1. Seite.
b)
Rückseite drucken
Nach
dem erfolgten Druck legen Sie das Originalformular nochmals in den Drucker ein;
dieses Mal aber so, damit die Rückseite bedruckt wird. Erteilen Sie danach den
Druckauftrag für die 2. Seite.
Bis Sie mit AnyForm Formularsoftware
etwas vertraut sind, empfehlen wir Ihnen in der Anfangsphase, Ihren Ausdruck
zuerst auf weisses Papier zu drucken. Den Ausdruck legen Sie vor das Original
und halten dieses gegen das Licht. Dabei können Sie feststellen, ob Sie alle
Felder ausgefüllt haben und ob Ihre ausgefüllten Felder mit der Position auf
dem Original übereinstimmen.
Stellen Sie sicher, dass Sie beim Ausdruck auf das Originalpapier die
Option „Bilder mitdrucken“ ausgeschaltet
haben.
Ø
Datei – Optionen – Drucken
Wenn Sie einen Ausdruck eines ausgefüllten Formulars für
interne Zwecke mit dem Hintergrundbild ausdrucken wollen, muss die Option „Bilder
mitdrucken“ aktiviert sein.
Ø
Datei – Optionen – Drucken
Die Qualität dieses Ausdrucks entspricht nie derjenigen des Ausdrucks
auf das Originalformular, da das Hintergrundbild meist mit einer nicht für den
Druck bestimmten Auflösung erstellt wurde.
Stellen Sie fest, dass der Ausdruck nicht genau auf das Originalpapier passt, so sind die allgemeinen Druckeinstellungen zu justieren.
Ø
Datei – Optionen – Druckerfeineinstellung
Ändern Sie die vorgegebenen „Bild verschieben“ Werte nur,
wenn der Ausdruck auf dem Papier im Vergleich zum Original-Formular verschoben
ist.
Hier
folgt eine Beschreibung, wie in bestehenden Formularvorlagen (Templates)
Anpassungen vorgenommen werden können.
Ø
Datei – Öffnen
Dateitypus
*.aft wählen und gewünschte Datei anklicken è gewünschtes Feld oder die gewünschten Felder mit der linken
Maustaste markieren è
wählen Sie Menu
gewünschte
Schriftart und Schriftgrösse wählen è
mit OK bestätigen è
abspeichern.
Um mehrere Felder gleichzeitig markieren zu können, markieren Sie das
erste Feld mit der linken Maustaste und markieren die übrigen von Ihnen gewünschten
Felder währenddem Sie gleichzeitig die Ctrl-Taste gedrückt halten. Um alle
Felder auf einer Templateseite markieren zu können, markieren Sie zuerst das
erste Feld mit der linken Maustaste, währenddem Sie die Shift-Taste gedrückt
halten, um dann noch das letzte Feld auf der Templateseite zu markieren.
Mit dem Aktivieren der „Beispiel zeigen“ Funktion im Feldmenu können
Sie feststellen, ob
AnyForm
Formularsoftware die von Ihnen gewünschte
Änderung umgesetzt hat.
Wenn
Sie z.B. ein Zahlenfeld anstatt einem Textfeld, ein Datumsfeld anstatt einem
Textfeld oder die Ausrichtung des Feldinhalts rechts statt links wünschen, so
wenden Sie das nachfolgende Vorgehen an:
Ø
Datei – Öffnen
Dateitypus
*.aft wählen und gewünschte Datei anklicken è gewünschtes Feld oder die gewünschten Felder mit der linken
Maustaste markieren è
wählen Sie Menu
Ø
Feld –
Attribute
è
Register: „Allgemein“ oder „Datentyp“ wählen und dort die gewünschte
Feldeigenschaft eingeben è
mit OK bestätigen è
abspeichern
Soll
beim Ausfüllen des Formulars jeweils das aktuelle Datum automatisch angezeigt
werden, so sind die folgenden Anpassungen vorzunehmen.
Ø
Datei – Öffnen
Dateitypus
*.aft wählen und gewünschte Datei anklicken è gewünschtes Feld oder die gewünschten Felder mit der linken
Maustaste markieren è
wählen Sie Menu
Ø
Feld –
Attribute
è
im Register: „Datentyp“ „Datum“ wählen und das Kästchen „Aktuelles
Datum“ anklicken è
mit OK bestätigen è
abspeichern
Ø
Datei – Öffnen
Dateitypus
*.aft wählen und gewünschte Datei anklicken è gewünschtes Feld oder die gewünschten Felder mit der linken
Maustaste markieren è
wählen Sie Menu
Ø
Feld –
Attribute
è
im Register „Datentyp“ „Text“ wählen und im Feld unterhalb der
Bezeichnung „Vorgabewert“ den gewünschten Text eintippen è mit OK bestätigen è abspeichern
Ø
Datei - Öffnen
Dateitypus
*.aft wählen und gewünschte Datei anklicken è gewünschtes Feld oder die gewünschten Felder mit der linken
Maustaste markieren è
wählen Sie Menu
Ø
Feld –
Makro Editor
è
im oberen Feld des Makro Editors sämtliche Daten löschen è
speichern è
Formularvorlage unter einem neuen Namen abspeichern
Um die im Makro Editor einer Formularvorlage hinterlegte Formel (d.h. Rechenformel sowie die Verknüpfungen von Textfeldern) abändern, gehen Sie in der Hilfedatei auf den Begriff „Templates“ è „Menus“ è „Feld Menu“ è und klicken Sie dort auf den Link „Makro Editor“.
Ø
Datei – Öffnen
è
mit der linken Maustaste das gewünschte Feld markieren, das Sie nicht mehr benötigen
und löschen è
abspeichern
Ø
Datei
– Öffnen
Datei
öffnen è
Dateitypus *.aft wählen und gewünschte Datei anklicken è
markieren Sie mit der linken Maustaste das Feld
vor welchem Sie ein zusätzliches Feld einfügen möchten è
Feld Menu
Ø
Feld
– Einfügen
è
mit der linken Maustaste das neue Feld auf die gewünschte Position in der
Formularvorlage ziehen è
abspeichern
Ø
Feld - Reihenfolge
Die gewünschte Tabulator-Reihenfolge zum Anspringen der
einzelnen Felder ist nach dem Einfügen von zusätzlichen Feldern in der Regel
nicht mehr gewährleistet. Mit dem durch diesen Befehl aufgerufenen Dialogfeld können Sie die
Tabulator-Reihenfolge der einzelnen Felder jederzeit ändern. Markieren Sie das
das zu verschiebende Feld und betätigen Sie die Befehlsschaltfläche Bewegen auf bzw. Bewegen ab.
Beachten Sie den Unterschied zwischen der
„Feld einfügen“ Funktion und der „Feld Neu“ Funktion. Die „Feld
Neu“ Funktion bewirkt, dass das neue Feld jeweils als zeitlich letztes Feld
angesteuert wird. Die „Feld einfügen“ Funktion hingegen stellt sicher, dass
das neue Feld jeweils zeitlich vor dem von Ihnen markierten Feld
angesteuert und ausgefüllt wird.
Wenn Sie auf Ihre Frage keine Antwort finden, so starten Sie die Hilfe
oder schauen
Sie unter FAQ (Ziff.
11
) nach.
Open Database Connectivity
(ODBC) ist eine Schnittstelle für Anwendungsprogrammierung
(API), die Anwendungen Zugriff auf Daten aus vielen unterschiedlichen
Datenbankmanagementsystemen ermöglicht.
ODBC muss installiert werden, damit Sie die externe Datenquelle überhaupt
benutzen können. ODBC wird nicht automatisch mit AnyForm
installiert, in den meisten Fällen wird es bereits mit Microsoft Office
installiert. Wenn Sie AnyForm
aufstarten, ein Formular oder eine Vorlage öffnen und der Menüpunkt Datenbank/Datenquelle
aktiv (nicht grau) ist, ist ODBC bei Ihnen bereits installiert. Sollte dies
nicht der Fall sein und Sie möchten ODBC trotzdem benutzen, können Sie ODBC
von der AnyForm
CD aus installieren. Starten Sie setup.exe
im Hauptverzeichnis der AnyForm
CD, und wählen Sie ODBC installieren.
Eine ODBC Datenanbindung kann für eine AnyForm
Vorlage (AnyForm Template, *.aft) oder ein
AnyForm
Formular (AnyForm Form, *.aff) definiert werden. Nach der Anbindung einer
AnyForm
Vorlage steht die Datenquelle allen auf der Basis dieser Vorlage erstellten
Formularen zur Verfügung.
Eine
AnyForm Vorlage oder ein AnyForm Formular kann jeweils
nur mit einer Excel-Arbeitsmappe (jedoch mehreren Excel-Tabellenblättern) als
Datenquelle verbunden werden. Wir empfehlen, sämtliche Datenbank-Tabellen (=
Zellbereiche gemäss Ziffer 10.1.3
nachstehend) in derselben Excel-Arbeitsmappe zu erstellen.
Sie müssen folgende
Schritte ausführen, um eine Excel Arbeitsmappe (5.0 oder höher) als ODBC
Datenquelle zu benutzen:
Kehren Sie nun zu AnyForm
zurück, um die ausgewählte Vorlage oder das Formular mit der soeben erstellten
Excel-Arbeitsmappe als Datenquelle zu verbinden. Dazu sind folgende Schritte
notwendig.
Im nächsten Schritt werden wir
AnyForm
die zuvor erstellten Datenbank-Tabellen (Excel-Bereiche) zuweisen.
Für fortgeschrittenere Anwender steht über Menü Datenbank/Sql-Abfrage ein Dialogfeld zur Verfügung, welches im SQL-Kontext die erstellte
Abfrage darstellt und zugleich die Möglichkeit bietet, mit SQL-Klauseln (WHERE,
ORDER BY, SORT BY etc.) die erstellte Abfrage zu verfeinern. In unserem etwas
komplexen Beispiel mit zwei Datenbank-Tabellen und fälschlicherweise 9 Datensätzen
muss nunmehr eine Relation zwischen den beiden Datenbank-Tabellen Adresse und
Lohn mittels SQL definiert werden. Da beide Datenbank-Tabellen das gleiche Feld
ID enthalten, ist mit der SQL-Klausel WHERE Adresse.ID = Lohn.ID auf einfache
Weise die korrekte Verbindung zu bewerkstelligen. Benutzen Sie die Methode
„drag an drop“, um die Feldnamen vom Listenfeld Spalten
in die SQL-Klauseln zu kopieren. Mit dem erneuten Aufruf des Menüs Datenbank/Abfrage
durchführen
erzielen wir das korrekte Resultat.
Falls die Datenquelle nur eine Datenbank-Tabelle enthält, erübrigt sich die zur Tabellenverknüpfung notwendige WHERE-Klausel. Sie kann jedoch auch als Filter von Datensätzen dienen. Mit der SQL-Klausel WHERE Adresse.ID = Lohn.ID and Lohn.Lohn > 110000 werden in unserem Beispiel nur Personen mit einem Lohn über 110000 in AnyForm importiert.
Benutzen
Sie die SQL-Klausel ORDER BY Adresse.Name asc, um die Datensätze alphabetisch
zu ordnen.
Dies
sind nur einige einfache Beispiele, Ihre Abfrage mittels SQL zu verfeinern.
Weitere Möglichkeiten zur Selektion, Filterung und Sortierung stehen dem
SQL-Experten zur Verfügung. Weitere
Eine AnyForm
Vorlage oder ein AnyForm
Formular kann jeweils nur mit einer Access Datenbank (jedoch mehreren
Access-Tabellen) als Datenquelle verbunden werden. Wir empfehlen, sämtliche
Access-Tabellen in derselben Access-Datei zu erstellen.
Sie
müssen folgende Schritte ausführen, um eine Access-Datenbank als ODBC
Datenquelle zu benutzen. Dabei wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Umgang von
Access, wie das Erstellen von Tabellen vertraut sind.
Alternativ
können Datenquellen auch über Start/Systemsteuerung/Verwaltung/Datenquellen(ODBC)
mittels der Schaltfläche Hinzufügen
erstellt werden. Dort besteht auch die Möglichkeit Datenquellen zu ändern und
oder zu löschen (Schaltflächen Konfigurieren
und Entfernen).Eine
AnyForm Vorlage oder ein AnyForm Formular kann jeweils nur
mit einem Ordnerverzeichnis, jedoch mit mehreren darin enthaltenen Textdateien
als Datenquelle verbunden werden.
Sie müssen folgende
Schritte ausführen, um eine Textdatei als ODBC Datenquelle zu benutzen:
Kehren Sie nun zu AnyForm
zurück, um die ausgewählte Vorlage oder das Formular mit den soeben erstellten
Textdateien als Datenquelle zu verbinden. Dazu sind folgende Schritte notwendig.
Im nächsten Schritt werden wir AnyForm
die zuvor erstellten Datenbank-Tabellen (Textdateien) zuweisen.
Beachten Sie, dass die Durchführung der Abfrage nur
in einem AnyForm Formular ausgeführt werden kann. Die Definition der
ODBC Verknüpfung kann dagegen in einem AnyForm Formular oder einer AnyForm Vorlage hinterlegt werden.Für fortgeschrittenere Anwender steht über Menü Datenbank/Sql-Abfrage ein Dialogfeld zur Verfügung, welches im SQL-Kontext die erstellte
Abfrage darstellt und zugleich die Möglichkeit bietet, mit SQL-Klauseln (WHERE,
ORDER BY, SORT BY etc.) die erstellte Abfrage zu verfeinern. In unserem etwas
komplexen Beispiel mit zwei Datenbank-Tabellen und fälschlicherweise 9 Datensätzen
muss nunmehr eine Relation zwischen den beiden Datenbank-Tabellen Adresse und
Lohn mittels SQL definiert werden. Da beide Datenbank-Tabellen das gleiche Feld
ID enthalten, ist mit der SQL-Klausel WHERE Adresse.ID = Lohn.ID auf einfache
Weise die korrekte Verbindung zu bewerkstelligen. Benutzen Sie die Methode
„drag an drop“, um die Feldnamen vom Listenfeld Spalten
in die SQL-Klauseln zu kopieren. Mit dem erneuten Aufruf des Menüs Datenbank/Abfrage
durchführen
erzielen wir das korrekte Resultat.
Falls die Datenquelle nur eine Datenbank-Tabelle enthält, erübrigt sich die zur Tabellenverknüpfung notwendige WHERE-Klausel. Sie kann jedoch auch als Filter von Datensätzen dienen. Mit der SQL-Klausel WHERE Adresse.ID = Lohn.ID and Lohn.Lohn > 110000 werden in unserem Beispiel nur Personen mit einem Lohn über 110000 in AnyForm importiert.
Benutzen
Sie die SQL-Klausel ORDER BY Adresse.Name asc, um die Datensätze alphabetisch
zu ordnen.
Dies
sind nur einige einfache Beispiele, Ihre Abfrage mittels SQL zu verfeinern.
Weitere Möglichkeiten zur Selektion, Filterung und Sortierung stehen dem
SQL-Experten zur Verfügung. Weitere
Formularsoftware,
Formularvorlagen erstellen, Formulare ausfüllen, zahlreiche ausfüllbereite
Formularvorlagen für Exportformulare, Ausfuhranmeldung, EUR1, Ursprungszeugnis,
Warenverkehrsbescheinigung, IMO Gefahrenguterklärung, IATA Erklärung,
Speditionsauftrag, Zollformulare, 0733, 0734,
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